La presentazione del PCTO

Durante il colloquio dell’esame di stato viene prevista la presentazione dell’alternanza scuola lavoro, o dello stage, o PCTO, o quello che sarà il prossimo nome che gli verrà affibbiato. A questa presentazione normalmente viene assegnato un tempo variabile tra i 5 ed i 10 minuti.

Negli ultimi anni ho visto (e proiettato) diverse presentazioni, molte delle quali con errori macroscopici, molti dei quali non vengono neanche percepiti dalla commissione, ma che limitano l’efficacia del messaggio che deve passare dall’oratore alla platea e rendono la comunicazione meno efficace.

Quanto di seguito contiene una serie di consigli utili a migliorare l’efficacia della presentazione.

• Il file ppt NON E’ la presentazione

Il primo grande errore è il confondere la presentazione con il file PPT o PPTX che viene proiettato. Una presentazione è un interessante esercizio che si basa su più media, che sfrutta più di un senso. Non solo vista, come può essere una “presentazione ppt”, ma anche una breve spiegazione che, partendo dalle informazioni visualizzate, offre approfondimenti, spunti di riflessione, spiegazioni.

• La presentazione NON SI LEGGE

Il secondo grosso errore è quello di scrivere un testo prolisso, completo e, durante la presentazione, leggerlo (magari con gli stessi errori) al pubblico. Questo è sbagliato per due motivi. Il primo è la mancanza di focus, ovvero lo spettatore ha difficoltà a focalizzare gli aspetti importanti che l’oratore vuole comunicare. Il secondo è la mancanza di pathos, il rischio di fare una presentazione piatta, con la stessa enfasi che si avrebbe leggendo l’elenco telefonico o l’elenco della spesa.

• CHE COSA presento?

Prima di creare anche una sola slide, l’oratore dovrebbe mettersi a tavolino e costruire la presentazione limitando alla stesura una minima parte del tempo. Avere ben chiaro quali concetti devono essere illustrati è un buon punto di partenza.  Dai concetti generali si passa poi a costruire un discorso filante attraverso alcune slide.

• A CHI presento?

Può sembrare banale ma presentare lo stesso concetto a persone diverse per età, sesso, estrazione sociale, cultura richiede linguaggi e stili diversi. Tuttavia esistono delle regole generali che è bene non tralasciare.

• COME presento?

Nell’introduzione e nel punto 1 ho detto che la presentazione non è solo la proiezione asettica di una serie di diapositive ma comprende anche uno speech, ovvero una presentazione orale che serve ad arricchire, completare e stimolare il pensiero e, più in generale, a far passare il tempo meglio e più velocemente.

A questo punto vediamo di dare qualche regola fondamentale per la stesura delle famigerate slide.

• DIAPOSITIVE LEGGIBILI

Questa è una mia personale battaglia. Una diapositiva deve essere leggibile. Quindi:

• Titolo
• Focus sui concetti
• Caratteri grandi e font senza grazie
• Buon contrasto

Vediamo di chiarire. Leggere è una operazione che richiede fatica e concentrazione. Non vuole fare la prima e non si applica per la seconda. Una diapositiva molto complicata farà si che la gente continui a fare swipe sul telefonino. Inoltre il cellulare ci sta rendendo tutti più miopi. Una presentazione fatta su una digital board vista da 5 o 6 metri richiede caratteri grandi per un occhio miope o di un professore mediamente anziano, e le grazie dei font rendono la intelleggibiltà del testo difficoltosa. Come regola generale, evita di scendere sotto i 30 punti.

• AUTOCOERENZA

Le varie diapositive dovrebbero avere lo stesso stile, quindi:

• Stessi caratteri (FONT)
• Stessa disposizione dei contenuti
• Stessa palette di colori

L’autocoerenza aiuta lo spettatore ad aspettarsi i contenuti sempre nello stesso punto, diminuendo la fatica per seguire. Differenti stili creano confusione e comunque danno l’idea di un lavoro arraffazzonato.

• TIMING

Il cervello umano non è in grado di assorbire una quantità infinita di informazioni in una unità di tempo. Generalmente si assume di fornire ogni concetto a distanza di circa 90 secondi dal precedente. Inoltre la capacità di concentrazione tende a  decadere dopo 15 minuti, per cui occorre temporizzare bene il ritmo della presentazione lasciando al pubblico il tempo di recupero tra una sessione in cui i concetti vengono illustrati, ed eventuali parti più leggere o parti esplicative o rafforzative.

• UN CONCETTO PER OGNI SLIDE

In fase di stesura cerca sempre di mantenere questo rapporto (un unico concetto per ogni slide): inserire troppi elementi rischia di appesantire la fruizione e di diluire la concentrazione dei presenti, che invece deve restare focalizzata sulla tua esposizione.

• SINTESI

La presentazione è nelle mani (o meglio, nella voce…) dell’oratore: le slide devono essere un supporto e non una ripetizione di ciò che spieghi.  Evita di oltrepassare il limite delle 6 righe per slide e sfrutta al massimo il potenziale esplicativo di mappe, infografiche ed elenchi puntati.

• TRANSIZIONI ED ANIMAZIONI?

Personalmente sono un integralista. Lo scopo di una presentazione non è quello di far svolazzare un testo o di far vedere che sono capace ad usare power point o Canva. Se proprio proprio devo usare una transizione, che sia sobria. Se no mi fai perdere del tempo, sposti il focus da quello che vuoi dire a come lo dici. Per me è NO.

• CONTENUTI MULTIMEDIALI

Usare contenuti multimediali va bene a patto che siano di buona qualità e soprattutto funzionino sul PC TARGET usato nella presentazione vera e propria. Fare sempre una prova.

• BIBLIOGRAFIA

Le fonti vanno citate nelle slide. Evitiamo slide inutili di sole fonti

• PROVARE LA PRESENTAZIONE

Non ci si improvvisa oratori. E’ questione di esercizio. Le parti da curare sono due: Il timing, ovvero la durata e la sequenza della presentazione e delle varie diapositive ed il linguaggio del corpo e tono della voce.  Una presentazione ottima presentata nel modo sbagliato è meno efficace di una presentazione mediocre presentata nel modo giusto.

• SALUTI FINALI

Un grazie per l’attenzione non disturba ed è sempre buona educazione

Può sembrare antipatico ma le mie idee sono tutt’altro che peregrine. Forse chi non concorda con queste idee dovrebbe cominciare a guardare le VERE presentazioni, come vengono fatte, come sono strutturate le slide e cominciare a fare un minimo di autocritica. Ad esempio, credo che in tutta la presentazione di Steve Jobs dell’ iPhone al KeyNote del 2007 siano presenti meno parole di una delle slide che presenterò a partire da domani nell’esame di stato.

Presentazione iPhone a Keynote 2007

Vedere per credere